Terkadang, beberapa perusahaan menyimpan data informasi yang paling sensitif di dalam sebuah file HR-nya. Sebagian besar informasi yang dirinci dalam file karyawan sangat membantu atau diperlukan untuk operasi perusahaan, sehingga informasi berharga ini menggoda bagi para peretas untuk mencuri atau merusak data. 

Pelanggaran keamanan dapat menghancurkan karyawan dan dapat merusak reputasi perusahaan. Sayangnya, peretas terus menemukan cara baru untuk membobol data-data perusahaan berbasis software. Sangat penting untuk tetap waspada dalam hal melindungi data sehingga perusahaan anda selalu selangkah lebih maju. Berikut diberikan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menetapkan standar tertinggi untuk keamanan dan privasi data bisnis. 

Sekitar 63 persen dari pencurian data disebabkan oleh pembuatan kata sandi yang lemah menurut Laporan Investigasi Pelanggaran Verizon tahun 2016. Kata sandi dapat ditebak oleh rekan kerja, ditipu oleh scammer, atau bahkan diberikan oleh manajer atau karyawan itu sendiri demi kepentingan efisiensi. Sekali seorang pencuri telah menyusup ke sebuah software HRIS, kemungkinan akan sulit untuk membangun kembali kendali penuh seluruh data. 

Solusinya : Buatlah kata sandi yang kuat dan menggunakannya dengan benar. Bentuk tim terpercaya untuk membentuk pedoman menyiapkan kata sandi yang kuat secara berkala. Selain itu, memberikan aturan kebijakan yang melarang berbagi kata sandi dan memberi sanksi agar tidak menyalahi aturan yang dapat memunculkan praktik pelanggaran yang buruk. 

Manajer HRD, profesional IT dan departemen lainnya harus menjalani beberapa jenis pelatihan keamanan. Semua SDM ini memiliki akses ke data karyawan yang sensitif, jadi sangat penting untuk memastikan bahwa mereka memahami pentingnya menjaga keamanan data. Perwakilan vendor dapat membantu ketika mengajari karyawan perusahaan cara terbaik menggunakan fitur-fitur software HRIS untuk meningkatkan keamanan. 

Salah satu elemen utama untuk menjaga keamanan dan privasi data adalah penekanan untuk meminimalkan jumlah data yang dikumpulkan. Artinya, perusahaan hanya menyimpan data-data yang diperlukan untuk melakukan bisnis dengan individu. Pada kesempatan itu, maka perusahaan sudah meminimalkan jumlah informasi yang dikumpulkan dan yang disimpan ke dalam software HRIS. Dengan demikian, anda telah membatasi dokumen atau informasi yang dapat diakses hacker dan pencuri jika terjadi pelanggaran. Meskipun bisnis anda dalam basis kecil atau menengah, meminimisasi informasi dapat membantu meningkatkan keamanan data. 

Ketika pelanggaran terjadi, penting bagi manajer HRD untuk memahami cara menangani pelanggaran. Karyawan yang informasinya telah diretas harus diberi tahu. Otoritas yang tepat harus dilakukan untuk menyelidiki dan melaporkan pelanggaran tersebut. Memiliki rencana-rencana kedepannya yang lebih cepat agar mudah memulihkan pelanggaran yang sudah terjadi. Caranya adalah membantu mengamankan informasi sebelum pelanggaran dilakukan lebih lanjut dan menyelesaikan masalah pelanggaran yang sudah terjadi sebelumnya. 

Setiap perusahaan harus proaktif agar data karyawan tetap aman dan terjamin. Walaupun software HRIS sudah dilengkapi dengan keamanan tertentu. Mengikuti langkah-langkah ini dapat membantu mengoptimalkan keefektifan sebuah sistem itu sendiri. Jika anda mulai memutuskan untuk menggunakan software HRIS tetapi juga ingin dibantu bagaimana menjaga informasi perusahaan anda lebih aman, LinovHR dapat membantu. Kunjungi website LinovHR.com dan hubungi kami segera agar kami dapat mengoptimalkan layanan konsultasi dan bantuan segera untuk bisnis anda.